ムダ取りや時間短縮などの改善をおこなえば、短縮された時間の分「余裕時間」が生まれます。もちろん、日ごろから余裕があって焦らない環境をつくることも大切ですが、さらに大切なのは、生まれた余裕時間をどのように使うかです。トヨタでは、余裕時間は長期的に生産性を上げる業務に充てるべきだと考えています。

日々の忙しさが原因で、長期的に見たときに重要だと思われる業務やメンバーへの教育があとまわしにされているケースはよくありがちですが、人材教育や戦略立案に時間を使えるかが、将来の大きな成果を得るカギになります。本記事では、余裕時間が長期の価値を生み出す理由や、具体的な活用方法についてご紹介します。

捻出した時間を新たな改善に使う

仕事のムダを取り除いたり作業時間を短縮したりするなどの改善をすると、人材・時間の両方で余裕が生まれます。例えば、5時間かかっていた仕事を3時間でできるようになった場合、2時間の「余裕時間」が生まれるといったことです。しかし、せっかく生まれた余裕時間を適当に過ごしてしまえば意味がありません。

改善により生まれた余裕時間は、短期的成果には寄与しなくても、長期的には生産性の向上に貢献するような業務に使うことが大切です。これは個人でいえば余裕時間となりますが、組織レベルでは人材にもあたります。例えばトヨタでは、業務改善によって捻出した人材には、新たな課題を与えて改善担当として配置することもあります。

また、教育訓練の時間に充てるという方法もひとつで、余裕がある時こそメンバーをしっかり教育するチャンスです。教育はすぐには成果につながりませんが、長い目で見れば人材が育って付加価値や生産性の向上に大きく貢献するはずです。

トヨタでは、社員に「仕事とは作業と改善」と教えています。その改善を進める為に余裕時間は必要不可欠です。特に監督者が実作業ばかりしていては改善が進むはずがありません。

戦略立案や人材教育に時間を使えるかどうかで差がつく

オフィスワークでも日々の忙しさが原因で、長期的に見たときに重要だと思われる業務があとまわしにされていることもあるでしょう。例えば、営業職の場合、新たな業界のリサーチや業務の仕組化などは、目先の売り上げにつながらなかったとしても重要な仕事です。管理職であれば、長期的な戦略立案や部下の教育をはじめ、社内外でさまざまな人に会って別の視点を見つけるなど、積極的に取り組むべきことはたくさんあります。

また、個人の場合は、余裕時間ができたら新しいスキルの習得や知識の学習の時間に充てるのも有意義でしょう。社内で許可が下りれば研修やセミナーに参加するのもよいかもしれません。ムダをなくして作業を効率化すれば、残業時間も減り、終業後の時間を有効活用できます。組織・個人問わず、業務の改善によって生み出した時間をどう使うかが、あとになって大きな成果の差を生むことになります。

トヨタには、従業員の行動指針として「トヨタウエイ」という10項目が示されていますが、その中のひとつに「余力を創り出す」という項目があります。「余力はイマジネーションを生み出す土壌」と全社員に明文化して、意識の浸透を図っています。考える時間や改善を学ぶ余裕時間を持つことは、次の時代に生き残るためには必須であると言えるでしょう。

まとめ

ムダをなくしたり作業時間を短縮したりするなど、段取りの改善によって生まれた余裕時間は、どう使うかが大切です。トヨタでは改善で生まれた余裕時間や人材は新たな改善業務に活かし、長期的な価値向上を目指しています。

せっかく捻出した余裕時間を適当に過ごすことなく、将来の成果につながるような時間の使い方をするのが理想です。まずは日々の業務改善をおこなったうえで、捻出した時間を有意義に使えるよう考えてみてください。