「問題解決の8ステップ」は、トヨタで実践される問題解決の思考法です。8つのステップを踏むことで、解決までのプロセスを着実に進めます。

1. 問題の明確化：何が問題かを考える
2. 現状把握：現状を理解する
3. 目標設定：何を目指すか決める
4. 要因解析：なぜ起きるか考える
5. 対策立案：対策案を考える
6. 対策実施：対策を実行する
7. 効果確認：効果を確認する
8. 標準化・再発防止：後戻りを防ぐ

論理的な思考による一連のステップを踏むことで、勘や経験による思い込みを排除し、効率的に問題を解決することができます。

参照記事：問題解決の8ステップとは？トヨタの問題解決プロセスを解説

本記事では、8つのステップの「標準化・再発防止」について詳細に解説します。

標準化と管理の定着

問題解決の最後「標準化・再発防止」は、成果をしくみとして定着させるためのステップです。簡単にいえば、「いつ、誰がやっても、同じようにできる」ようなしくみをつくります。トヨタではこの活動を「標準化」と呼んでいます。

標準化されたしくみは「作業要領書」などにまとめられ、新人が入ってきても他の人と同じように作業ができるようになっています。こうした「標準」の管理方法を決めて、守られるようにすることを「管理の定着」といいます。また、「標準化」と「管理の定着」をおこなうことを「歯止め」と呼んでいます。

問題解決のステップは、問題が解決して終了ではなく、「歯止め」までやり遂げて初めて完了します。

成功のしくみを横展する

「標準化」と「管理の定着」は次のような手順で進めます。

手順①：仮につくった作業のやり方を正式な「標準」にして公にする
手順②：管理の方法を決めて、標準書などを制定する
手順③：新しい（正しい）管理手法を周知徹底する
手順④：作業の正しいやり方を訓練する
手順⑤：維持されているかを三現主義で確認する

手順①②までは、「歯止め」の段階ですが、手順③④のように、成果を関係部署に拡大していくことを「横展」と呼びます。標準化した方法を他部署に展開し、組織全体の問題解決や生産性向上に結びつけます。また、その標準が維持できているか、定期的に現場を見て確認することも大切です。

この様に、効果的な対策や新たなアイディア、言い換えれば生み出された知見をしくみ化することは、会社の知的財産を増やすことにもつながります。

プロセスの共有が生むメリット

問題解決にチームで取り組んでいると、何が問題であり、どのような対策を実施すれば解決するか、というプロセスが明らかになります。同じ部署のメンバーと一緒に取り組むなかで、「同じような問題を抱えていたんだ」「こうすれば問題を解決できるのか」といった気付きを得られることが多くあります。問題解決を通じて、他人の知識ややり方を学び、自分の働き方を改善することも可能になります。

また、こうしたプロセスの共有は人やチームを育てることにもつながります。チームで取り組んでいると、意見や考え方の違いなどさまざまな摩擦が起こります。こうした摩擦を解消しながら議論を進めることで、リーダーシップを発揮する人材が育成されたり、チーム力が底上げされたりします。

改善の成功は新たな改善のスタート

１つの改善が成功しても、それですべての問題が解決するわけではありません。必ず別の問題は残っているはずです。改善の成功は、新たな改善、つまり次の問題解決のスタートと捉えましょう。

標準とは「今ある最善のやり方」であり、定期で見直しと改善を行うことが必要です。問題解決にも終わりはありません。新たな「あるべき姿」に向かって改善し、標準のレベルを上げ続けることが組織を進化させ、環境変化への対応を可能にします。

まとめ

問題解決における「標準化・再発防止」は、解決した成果を一過性で終わらせず、組織のしくみとして定着させるための重要なプロセスです。

まず、誰がいつやっても同じ成果が出せるようしくみとして「標準化」し、その標準が守られる体制を「管理の定着」として整備します。さらに、この成功事例を他部署に展開する「横展」をおこなうことで、組織全体のパフォーマンス向上を図ります。また、問題解決の過程で得られた知見や議論の共有は、個人とチームの成長にもつながります。

改善が定着したあとも「あるべき姿」は常に更新され、次なる問題解決のスタートとなります。標準のレベルを継続的に引き上げることが、現場力の強化と企業の成長を支える鍵となります。